Generalforsamlingen er borettslagets øverste myndighet, tilsvarende årsmøtet for sameier.
På ordinær generalforsamlingen er det flere faste saker som skal behandles, og en typisk agenda inneholder følgende poster:
- Konstituering
- Årsrapport og regnskap med revisors beretning
- Valg
- Godtgjørelser
- Innkomne forslag
- Saker som etter loven eller vedtektene skal tas opp på hver ordinær generalforsamling
I tillegg kommer andre saker som nevnes i innkallingen, f.eks. rehabilitering eller annet som påvirker fellesutgifter.
All informasjon om agendaen skal fremgå i innkallingen
Når innkallingen sendes ut, med agendaen angitt, bør den være så godt utarbeidet at beboerne får den informasjonen de skal ha.
Ofte deltar bare en tredjedel av beboerne på generalforsamling, og de som ikke har mulighet til å komme, skal ha samme informasjon som de som møter. Med andre ord skal det ikke behandles noe på generalforsamlingen som ikke beboerne har fått skriftlig i forkant.
En ryddig agenda med gode sakspapirer gir eierne mulighet til å sette seg godt inn i denne i forkant av generalforsamlingen. Dette legger grunnlaget for at møtet gjennomføres på en god og effektiv måte.
Verdien av god forankring
Når styret forbereder agendaen for generalforsamlingen, må man gjøre det i samarbeid med hverandre, slik at man er enig om hva den inneholder. Jo bedre agendaen forankres blant alle styremedlemmene, desto bedre eierskap og forståelse får de for hva som skal behandles.
Det viktigste for en vellykket generalforsamling er at styret er godt forberedt og har lagd klar innstilling til de ulike sakene som står på agendaen, og dessuten forklaring til utgiftspostene i regnskapet.
Godt forberedte saker legger til rette for gode beslutninger til fellesskapets beste.
Kort og godt: Det er viktig at styret er trygg og samstemt – dette fremmer større tiltro blant andelseierne.
