Ordet ‘internkontroll’ kan få fart på stresshormonene hos mange som sitter i styret i borettslag og sameier. For andre er det gjerne forbundet med noe kjedelig og byråkratisk som de helst vil slippe å forholde seg til: “Har vi egentlig nytte av det, eller er det bare et kostbart pliktløp?”
Av den grunn har internkontrolltiltak ikke sjelden blitt forsømt i boligselskaper, eller i hvert fall nedprioritert. Rutinene har ofte ikke vært gode, og det har vært for lite systematisk tilnærming til hvordan internkontrollen skal gjennomføres.
Fra og med 2017 nytter det imidlertid ikke lenger å ta lett på dette, ifølge Jan Liverød i Tryggere Bolig AS:
– Internkontroll ble påbudt i internkontrollforskriften, gjeldende fra 1.1.1997. Det var en innskjerpelse i 2017, hvor det bl.a. ble innført at det skal kommenteres i årsrapporten hvorvidt laget har et pålagt HMS-system på plass.
Alle virksomheter i Norge er underlagt Internkontrollforskriften, noe som betyr at alle borettslag og sameier skal innføre og utøve internkontroll. Det er eier av bygget som har ansvaret for internkontroll og HMS.
Liverød presiserer:
– Bygget som sådan eies i fellesskap, og er eid av boligselskapet, uavhengig av om det er et sameie eller et borettslag vi snakker om. Boligselskapet representeres av styret, og det er dette som utløser styrets ansvar for internkontroll og HMS.
For mange styremedlemmer er dette en oppgave som fremstår overveldende.
Internkontroll i boligselskaper behøver imidlertid ikke å være komplisert og arbeidskrevende. I denne artikkelen gir vi deg en oversikt over hva ansvaret for internkontroll egentlig innebærer.
Hva er internkontroll?
Internkontroll er systematiske tiltak som skal sikre at boligselskaper planlegger, organiserer, utfører og vedlikeholder virksomheten sin i samsvar med krav fastsatt i helse, miljø- og sikkerhetslovgivningen (HMS).
Mye her handler om rutiner og dokumentasjon, altså å etablere en systematisk tilnærming til internkontrollen, hvor man dokumenterer at tiltakene er utført. Svært mye av arbeidet i en god internkontroll ligger i planleggingsfasen. Har du en gjennomarbeidet plan, har du et godt utgangspunkt.
Planlegging og dokumentasjon
Internkontrollen skal dokumenteres i den form og det omfang som er nødvendig “på bakgrunn av virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse.”
For styret i et boligselskap består dokumentasjonskravet i at dere skal ha oversikt over organisasjonen. Dette vil i praksis dreie seg om hvordan dere har fordelt ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet.
Neste punkt på listen er at farer og utfordringer skal kartlegges. Dette danner grunnlaget for å vurdere risiko, som igjen er utgangspunktet for å utarbeide planer med tiltak for hvordan man skal gripe an risikoforholdene.
Les også: Sikkerhet i borettslag – dette bør du vite
Opplæring
Det er et krav om at styret har et kunnskaps- og ferdighetsnivå som gjør at de kan utføre HMS-arbeidet trygt, sikkert og i tråd med aktuelle retningslinjer. Her er det viktig å merke seg at opplæringskravet gjelder for alle styrets medlemmer, det holder ikke at styreleder alene har full kontroll. Opplæringskravet må derfor tas på alvor.
Når styremedlemmer skiftes ut, bør dere umiddelbart avtale når nye medlemmer skal få innføring i alt som berøres av HMS-arbeid og internkontroll.
Målsetting og avvikshåndtering
I den skriftlige dokumentasjonen skal det fremgå tydelig hva som er målet med boligselskapets HMS-arbeid. Som med andre mål bør disse ha en dato hvor de skal evalueres, slik at det er mulig å vurdere hvordan dere har jobbet med målene, og ut fra det sette nye mål.
Dokumentasjonen skal inneholde en skriftlig redegjørelse for hvordan styret skal reagere ved avvik.
- Hvilke rutiner har dere etablert for å håndtere prosessen med å avdekke og rette opp overtredelser av de fastsatte kravene?
- Hvilke tiltak iverksetter dere for aktivt å forebygge at avvik forekommer?
Styret skal her forholde seg til de kravene som fremkommer av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen.
Revisjon
Internkontrollen skal revideres jevnlig. Dette gjør dere ved å gjennomgå overvåkning og internkontroll systematisk, for så å dokumentere dette. Målet med revideringen er å sikre at internkontrollen fungerer optimalt.
Enklere når det settes i system
Samlet sett kan kravene til internkontroll virke som en stor jobb. Heldigvis er det både oversiktlig og håndterlig så fort det blir satt i system.
Fordelen med at styret har et kollektivt ansvar for internkontrollen, er at det er flere hoder å fordele oppgavene på. Selv om alle skal kunne tildeles en hvilken som helst oppgave i HMS-arbeidet, kan dere fordele oppgavene slik det passer dere best.
For en virksomhet uten ansatte, slik tilfellet ofte er med boligselskaper, ligger storparten av jobben i å lage et system for å gjennomføre og dokumentere kontrollrunder.
